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Offres d’emploi

Opération "Gratuité des manuels scolaires et des premiers équipements" - Recrutement de 360 correspondants d’établissements
Sur le territoire de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée
Du 4 juin au 13 juillet 2018 et du 22 août au 28 septembre 2018
Opération "Gratuité des manuels scolaires et des premiers équipements" - Recrutement de 27 correspondants locaux
Sur le territoire de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée
Du 13 mars au 30 novembre 2018

ASSISTANT-E DE DIRECTION

Référence :
18-07-50 DEF
Origine :
Site de Toulouse
Catégorie :
C
Missions :

DIRECTION DE L’EMPLOI ET DE LA FORMATION (DEF)

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous l’autorité du-de la Directeur-trice Délégué-e et du-de la Directeur-trice Adjoint-e en charge des Ressources, l’agent exerce ses missions au sein du secrétariat de Direction constitué de 4 agents situés sur les sites de Toulouse (2 catégorie C) et de Montpellier (2 catégorie C). La résidence administrative du poste est située à Toulouse.

L’agent assure plus particulièrement les fonctions d’assistant-e du-de la Directeur-trice Adjoint-e en charge du pôle Ressources et des agents qui lui sont directement rattachés :
• Gestion et suivi des agendas de la Direction ;
• Préparation, rédaction, mis en forme de courriers, notes, comptes rendus et documents divers ;
• Organisation de réunions en interne et en externe ;
• Participation à l’organisation administrative du secrétariat (outils et procédures adaptés à la taille et au caractère bi-site de la Direction) ;
• Accueil téléphonique de la Direction : accueil, filtrage et orientation des appels ;
• Gestion des agendas et des initiatives (rendez-vous, réunions, manifestations, déplacements divers) ;
• Enregistrement, distribution et suivi des courriers et notes (utilisation du logiciel Elise) ;
• Suivi des flux de parapheurs ;
• Suivi et alertes sur les demandes de notes ;
• Constitution, préparation et suivi administratif de dossiers ;
• Fonctions diverses pour le Pôle Ressources : gestion des ordres de mission, classement et archivage…
• Articulation avec les assistant-e-s des services.

L’agent fait partie d’une équipe bi-site d’assistant-e-s de direction et assure en cas d’absence de ses collègues le travail pour l’équipe de direction (Directeur-trice / Directeur-trice Délégué-e / Directeur Adjoint / Directrice Adjointe).

MISSIONS SPECIFIQUES :

L’agent contribuera à un travail d’équipe en participant aux travaux du Pôle Ressources de la Direction.

L’agent apportera un appui plus particulier sur le volet RH :
• Appui au développement d’une culture commune (information interne, séminaires, groupes de travail, formations intra…) ;
• Gestion et alimentation des outils de suivi des mouvements RH ;
• Appui à la préparation des CTP ;

Profil :

• Maîtrise des progiciels internes (Elise, Gédélib) et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la Région ;
• Excellente expression orale et rédactionnelle ;
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ;
• Discrétion, respect de la confidentialité ;
• Dynamisme et motivation ;
• Disponibilité et sens du service public ;
• Organisation et gestion du temps et des priorités ;
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
• Expérience souhaitée en organisation et en mode d’animation de séminaires, de groupes de travail…

Sujétions particulières / Environnement professionnel :
 Contraintes horaires

Ce poste ouvre droit à la NBI

Modalité de recrutement :
Voie statutaire (cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux)
Lieu de travail :
TOULOUSE
Date limite de dépôt de candidature :
28 septembre 2018
Modalité de réponse :

Les candidatures (lettre de motivation - CV actualisé et dernier arrêté portant position administrative) sont à adresser à :

Madame la Présidente de la Région Occitanie/Pyrénées-Méditerranée
Hôtel de Région - Site de Toulouse
22 Boulevard du Maréchal Juin
31406 - TOULOUSE CEDEX 9