Contexte de travail :

Activité de la Mission Politique de la Ville :

Sous l’autorité directe du Responsable de la mission Politique de la ville et en collaboration l’ensemble de l’équipe, le.a gestionnaire participe à la mise en œuvre d’une politique régionale volontariste d’accompagnement des quartiers prioritaires de la Politique de la Ville. Elle est le premier contact avec les associations des quartiers prioritaires.

La politique régionale en matière de Politique de la Ville vise à améliorer la qualité de vie des habitants des quartiers prioritaires, assurer une plus forte équité territoriale, rompre l’isolement social, économique et spatial de ces quartiers. La Région est signataire de 40 contrats de ville. Dans ce cadre, elle mobilise des politiques régionales de droit commun, et le dispositif politique de la ville dédié en fonctionnement :
• Soutien au tissu associatif (CP du 18 octobre 2024) : accompagnement des actions intervenant dans des champs sectoriels qui correspondent à des compétences ou priorités régionales : emploi, formation, développement économique, entrepreneuriat, insertion par le sport et la culture, éducation, lien social, santé, transition écologique et énergétique…

Définition du Poste :

Le.la gestionnaire assiste la responsable de mission dans l’organisation du travail de l’équipe. Il.elle permet le bon fonctionnement administratif du service, et la gestion de certaines demandes.
Il.elle représente en ce sens un maillon essentiel du travail en transversalité de l’équipe dont elle fait partie.
Il.elle participe à la programmation des dossiers aux commissions permanentes en instruisant les dossiers de demandes de subventions et les demandes de paiement.

Missions / Activités :

Assurer des missions de secrétariat, d’assistance et d’accueil des usagers et des agents de la mission politique de la ville
• Gérer le courrier, enregistrer les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les mails
• Organiser des réunions, des déplacements (logistique)
• Préparer des dossiers (reprographie de documents, …)
• Assurer la frappe et mise en forme de documents
• Assurer des opérations de classement et d’archivage

Accompagnement et traitement des demandes
• Informer et conseiller les porteurs de projets dans la constitution et le suivi de son dossier
• Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande auprès des porteurs de projets ou des partenaires interne et externe
• Compléter les informations relatives à un usager
• Participer à des réunions avec les porteurs de projets, les partenaires…

Instruction des demandes de subventions et instruction des demandes de paiement des dispositifs politique de la ville
• Réception, enregistrement et ouverture des dossiers reçus via le Portail des Aides
• Instruire les dossiers d’un point de vue administratif et financier
• Renseigner les tableaux de suivi et de bilan liés à la Commission sectorielle 12
• Prise en compte du calendrier de préparation de la CS 12
• Contrôler et liquider les dépenses

Connaissances :
• Connaissances en politique de la ville
• Connaissance du fonctionnement administratif de la collectivité
• Technique d’accueil et de communication téléphonique et écrite
• Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Instruction de subventions
• Techniques de vérification des pièces comptables
• Techniques de gestion de planning
• Méthode de gestion du temps
• Technique de recherche documentaire
• Technique de classement et d’archivage
• Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion
• Qualités relationnelles et sens du contact

Savoir-faire :
• Communiquer et s’adapter à la diversité des interlocuteurs
• Mettre en forme et/ou rédiger des actes et documents administratifs
• Rechercher et transmettre des informations fiables
• Utiliser les techniques d’organisation et de gestion administrative
• Capacité d’accueil, d’écoute et de conseil des usagers
• Capacité à prioriser les tâches

Savoir-être :
• Qualité d’expression écrite et orale
• Sens du travail en équipe
• Esprit de synthèse
• Sens des relations humaines : qualités relationnelles et sens du contact
• Rapidité, réactivité et adaptabilité
• Fiabilité, rigueur

Certificat et habilitation :
Permis de conduire

CDD 4 mois possiblement renouvelable

Les candidatures sont à adresser en 1 seul fichier format PDF nominatif à l’attention de :
Madame la Présidente du Conseil Régional – Direction de l’Administration et du Pilotage des Ressources Humaines – Hôtel de Région – 22 Boulevard du Maréchal Juin – 31406 TOULOUSE CEDEX 9 – à l’adresse mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr
Merci de rappeler la référence de l’offre selon le format publié (CDD DAT T.