Secrétaire/Assistant.e au Cabinet de la Présidente
Référence :23-09-180 CAB
Origine :
Site de Toulouse
Catégorie :
C
Lieu de travail :Toulouse
Date limite de dépôt de candidature :15 octobre 2023
Missions :
Les secrétaires / assistant(e)s aident les Directeur(s) et/ou Conseillers techniques du Cabinet de la Présidente dans leurs missions et dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Ils/elles assurent une mission générale de secrétariat, ainsi qu’une mission particulière liée aux prérogatives et thématiques des Directeurs et/ou Conseillers qu’ils/elles assistent.
MISSIONS :
• Accueil physique et téléphonique : orientation des visiteurs, filtrage des appels, permanences téléphoniques
• Enregistrement et distribution du courrier, suivi dans Elise
• Suivi du courrier départ, suivi des parapheurs sur les deux sites
• Griffe
• Gestion d’agendas, réservations pour les déplacements, suivi des frais de mission
• Dactylographie et mise en forme de tous types de documents : courriers, notes, rapports, documents de synthèse, comptes rendus, …
• Gestion des documents : photocopies, mise à jour, classement, préparation de l’archivage
• Préparation et gestion de RV, réunions thématiques, et/ou manifestations diverses : préparation formelle des dossiers, lien avec les directions fonctionnelles et/ou le protocole, notamment sur les aspects logistiques
• Suivi, veille et information sur les dossiers (suivi des étapes administratives et financières)
• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées
• Travail en autonomie avec les directions, les services FRI-MD et Invitations sur des traitements précis de demandes.
Profil :
• Connaissance de l’Institution Régionale, son fonctionnement et ses procédures administratives
• Recevoir, filtrer et orienter des visiteurs, des appels téléphoniques et des courriers électroniques
• Maîtriser les techniques de secrétariat, les règles de gestion des documents, les techniques d’archivage et de classement
• Savoir utiliser les outils de bureautique
• Capacité à s’adapter, s’organiser, savoir travailler en transversalité
• Communication orale et écrite
• Discrétion sur les informations traitées
• Capacité d’initiative, force de propositions pour mettre en place des outils de gestion
• Anticipation et proactivité dans la gestion et la résolution des demandes
• Disponibilité (organisation de permanences)
• Temps complet
voie statutaire ( cadre d'emplois des Adjoints administratifs Territoriaux)
Modalité de réponse :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + dernier diplôme obtenu + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / attestation et liste d’aptitude concours /attestation RQTH…) doivent être adressées en 1 seul PDF sur la boite mail suivante : asg.recrutementT@laregion.fr
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (23-09-180 CAB).
Composez le 3010 pour contacter la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée (service et appel gratuits)
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Par courrier postal
Hôtel de Région Toulouse 22, boulevard du maréchal Juin 31406 Toulouse Cedex 9
Hôtel de Région Montpellier 201 avenue de la Pompignane 34064 Montpellier cedex 02
Par voie électronique
Questions fréquentes
Transports en Occitanie (liO)
Pour toute question relative aux transports scolaires ou à la circulation des autocars interurbains, veuillez contacter le service régional des transports de votre territoire.
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