Instructeur. trice chargé.e de la coordination des ressources logistiques en CDD

ACTIVITES DE LA DIRECTION

Au sein de la Direction Générale Déléguée « Dynamiques économiques locales et Faire ensemble », la Direction des relations Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques (DUPL) a pour principales missions :

✓ La gestion de la relation aux usagers, qu’ils soient usagers internes à l’administration régionale (élus / agents) ou extérieurs (usagers des services publics régionaux, bénéficiaires de politiques régionales…) au travers de :

• La gestion de fonctions « ressources » destinées à faciliter le fonctionnement interne de l’administration régionale et concourant au bien-être au travail et à la dynamique de transition écologique et énergétique (restaurant administratif, imprimerie, communication interne, sécurité, logistique, parc auto, navette, salles de réunion, fournitures…)
• La gestion de fonctions et d’outils en interface avec les usagers du service public régional (portail internet de l’administration régionale, standard, accueils, gestion des correspondances…) contribuant à l’image de l’institution et à son exemplarité

✓ L’organisation des manifestations officielles de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée et l’accompagnement protocolaire de l’exécutif au siège et lors des déplacements

• L’administration des fichiers protocolaires
• La gestion des espaces d’accueil et de réceptions sur les sites de Montpellier et Toulouse : Accueil, renseignements, orientation, accompagnement, organisation de prestations et de temps de convivialité
• La gestion des chauffeurs protocolaires

CONTEXTE DE TRAVAIL

L’équipe du parc automobile assure la gestion mutualisée de la flotte au sein d’un groupe de 4 gestionnaires. Ce service fonctionne en bi-site et est animé par un responsable de service à Montpellier et un responsable de service délégué sur le site de Toulouse.
Rattaché à la direction adjointe « Ressources et Logistique », les 22 agents du service Moyens Généraux Logistiques, structuré autour de 3 thématiques, Parc Automobile, Logistique et Inventaire, assurent un service polyvalent et support aux usagers :
• La gestion des moyens de mobilité mis à disposition des agents pour leur déplacements professionnels (véhicules, vélos)
• La gestion des réservations des salles de réunion des sites de Toulouse et Montpellier
• La gestion des attributions des places de parkings
• L’affectation des locaux, équipements en mobilier, livraisons de fournitures, manutentions et déménagements.
• Les enjeux liés à la gestion des entrepôts de stockage de la Région et à la structuration d’un inventaire physique des biens mobiliers rapprochable de l’inventaire comptable des immobilisations de la collectivité

L’équipe de l’unité logistique du service Moyens Généraux Logistiques est composée de 22 personnes dont :
• 1 unité de 8 agents chargés d’exploitation et d’intervention logistique dont 1 responsable d’unité basés à Pérols (34) et à Capdeville (Montpellier), et 1 chargé de gestion et d’interventions logistiques basé à Toulouse
• 1 instructrice chargée de la coordination des ressources logistiques basée à Montpellier
• 2 gestionnaires (Toulouse)
• 1 secrétaire (Montpellier)

DEFINITION DU POSTE

Instructeur.trice coordination des commandes et interventions logistiques permettant de répondre aux exigences d’organisation et de qualité du service rendu.

MISSIONS ET ACTIVITES

Missions principales :

Mission 1 : Apporter un appui à l’élaboration et au suivi du budget de service
• Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
• Préparer les arbitrages budgétaires et répartir les ressources dans le respect des crédits affectés et des cibles de gestion
• Suivre et contrôler l’exécution du budget
• Elaborer et renseigner des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord)
• Interpréter des documents budgétaires et comptables
• Etablir un bilan annuel

Mission 2 : Participer aux procédures internes, à la gestion et au suivi des marchés du service
• Participer activement à la rédaction de procédures internes du service dans un objectif d’optimisation et de démarche qualité
• Proposer des outils de gestion et de suivi de l’activité, veiller à leur appropriation interne et au reporting régulier
• Assurer la gestion, le suivi des marchés et le contrôle des prestations commandés par le service Logistique (Marché manutention, mobilier…)
• Suivre les commandes d’un point de vue administratif, technique et financier
• Participer à la rédaction des pièces de marchés en vue de leur renouvellement
• Exploiter et analyser les données d’activités du service en vue de la production de bilans, d’étude de coûts
• Etablir des bilans et états de consommation des marchés
• Garantir une classification (numérique) efficiente des pièces administratives, techniques et financières relevant du périmètre du service.
• Garantir une bonne relation fournisseurs
• Assurer la bonne circulation des informations auprès des directions et des usagers.

Mission 3 : Contribuer à la transversalité
• Contribuer méthodologiquement à la planification optimisée des interventions de l’unité logistique
• Participer à la rédaction de bilans et rapports d’activités
• Contribuer à la production d’information et d’études dans le cadre de projets transverses de la direction
• Participer à la communication interne (intranet) des activités et actualités relevant du périmètre du service
• Relayer et sensibiliser les équipes techniques à la prévention des risques et aux consignes HSST

CONNAISSANCES

• Procédures et formalités administratives
• Méthodes et techniques d’instruction de dossiers
• Connaissance des procédures comptables et des règles de la comptabilité publique
• Connaissance des règles de l’achat public
• Maîtrise des applicatifs métiers
• Maîtrise des outils bureautiques
• Techniques de calculs de coûts et réalisation de tableaux de bord

SAVOIR FAIRE

• Communiquer et s’adapter à la diversité des interlocuteurs
• Mettre en forme et/ou rédiger des actes et documents administratifs
• Utiliser les techniques d’organisation et de gestion administrative
• Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
• Recueillir, traiter et analyser des données

SAVOIR ETRE

• En relation avec les autres : travail en équipe, relations à l’usager
• Individuelle : Rigueur, autonomie, sens de la confidentialité

CDD 8 MOIS

Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV) doivent être adressées à l’attention de Madame la Présidente du Conseil Régional en un seul PDF sur la boite mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr.

Merci de rappeler la référence de l’offre d’emploi selon le format publié (CDD DUPL MGL).