Activité de la Direction :
Au sein du Pôle Défis Environnementaux, Lien social, Faire Ensemble (DELFE), une nouvelle Direction intitulée « DAPHNEE » se met en place au 1er juin 2025. Elle compte 6 services et 3 missions, soit environ 70 agents, répartis sur les deux sites de Toulouse et Montpellier.

• Elle est en charge de la mise en oeuvre des politiques liées à l’adaptation au changement climatique, à la planification territoriale (SRADDET), aux nouveaux modèles d’aménagement et d’habitat, à la préservation des ressources naturelles (biodiversité, nature, eau et risques inondation) ainsi qu’à la participation citoyenne et à l’éco citoyenneté. Elle travaille en grande transversalité avec les autres directions sectorielles.

Définition du Poste :
Sous l’autorité de la Directrice, l’assistant.e de Direction a pour mission d’organiser le fonctionnement général de la Direction, en lien avec son homologue basée sur le site de Montpellier. Il. elle fait le lien entre la Direction (1 Directrice, 2 Directrice déléguées, 1 Directrice de mission), tous les services/missions de la Direction, ainsi que la Direction Générale Déléguée.

Missions / Activités :

Gestion du secrétariat de la Directrice déléguée et de la Directrice de mission

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions ;
• Gestion des déplacements.

Secrétariat de la Direction

• Travail en binôme avec l’assistante de la Directrice et de la Directrice déléguée basée à Montpellier ;
• Appui administratif apporté aux postes rattachés à la Direction (Référent budgétaire, Missions) ;
• Participation hebdomadaire à la réunion de Direction
• Organisation du flux de courrier (E/S) via ELISE ; mise en forme de courriers, de notes… ;
• Organisation du flux de parapheurs ;
• Appui à la Direction pour le suivi des tâches et coordination des demandes internes et externes à la Direction (rôle d’alerte concernant les demandes urgentes et dates butoirs à respecter, centralisation d’éléments pour la Direction en réponse à des demandes…) ;
• Préparation des dossiers (reprographie de documents, organisation intérieure du dossier…) ;
• Rédaction de comptes rendus relevant des activités transversales de la Direction ;
• Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons ;
• Analyse et réalisation de la diffusion des informations et des instructions vers les services ;
• Gestion et suivi de documents administratifs (courriers, notes…) ;
• Gestion des plannings, congés, absence du personnel ;
• Garantie du respect des circuits décisionnels ;
• Continuité de service et suivi des réponses aux demandes internes (hiérarchiques ou émanant d’autres Directions) et externes
• Rôle de référent ELISE (logiciel courrier) ;
• Suivi et coordination des réponses aux demandes formulées par la direction générale, le cabinet de la Présidence ou les élus ;
• Lien avec les directions concernées par les demandes de matériels et mobiliers ;
• Intérim ponctuel du secrétariat / de l’accueil téléphonique de l’assistante de Direction basée à Montpellier.

Participation à la préparation des rapports en sessions de l’Assemblée Plénière et des Commissions Permanentes

• Contrôler la bonne préparation des rapports, délibérations, notes de synthèse et réponses aux questions en vue des commissions permanentes et assemblées plénières ;
• Suivi de la préparation des rapports et appui à la rédaction (tableau de suivi, recueil des visas Direction et DGD) ;

Suivi budgétaire et comptable de la ligne fonctionnelle de la DAPHNEE

• Rédaction des demandes d’achat (matériels, salles, intervenants, …) ;
• Sollicitation de devis ;
• Passage et paiement des commandes.

Connaissances :

• Secrétariat administratif
• Fonctionnement et actes des collectivités
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
• Logiciels métiers (dont Gédélib, AirDélib, Progos, Grand Angle)
• Méthodes de gestion du temps
• Outils informatiques et bureautiques
• Techniques de gestion de planning
• Techniques de classement et d’archivage
• Techniques de recherche documentaire

Qualités requises :

• Grande autonomie dans l’organisation du travail
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse, capacité à prendre des initiatives
• Discrétion
• Sens de la communication et secret professionnel
• Sens du relationnel
• Adaptabilité et réactivité
• Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration

CDD 2 MOIS (possiblement renouvelable)

Les candidatures sont à adresser en 1 seul fichier format PDF nominatif à l’attention de :
Madame la Présidente du Conseil Régional – Direction de l’Administration et du Pilotage des Ressources Humaines – Hôtel de Région – 22 Boulevard du Maréchal Juin – 31406 TOULOUSE CEDEX 9 – à l’adresse mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr
Merci de rappeler la référence de l’offre selon le format publié (CDD DAPHNEE T.