Activité de la Direction/Service :

La Direction de la Culture et Patrimoine (DCP) assure la mise en œuvre de la nouvelle stratégie régionale « Stratégie Occitanie pour une culture partout et pour tous » adopté par le Conseil Régional réuni en Assemblée Plénière le 16 décembre 2021. Issue de plusieurs cycles de concertation, de travail et de rencontre avec les professionnels et les territoires, cette stratégie s’articule autour de 5 orientations majeures qui guideront les actions de la Région durant toute la période 2022-2028 :
• Emanciper, pour que la culture continue de vivre auprès de tous les publics, en positionnant la jeunesse au cœur de nos priorités ;
• Relier afin que chaque habitant de la Région puisse avoir accès, où qu’il se trouve, à des lieux et projets culturels ;
• Structurer pour conforter les filières culturelles et patrimoniales tout en soutenant la création et artistes ou auteurs ;
• Transformer et accompagner les acteurs vers une mise en œuvre de leurs actions respectueuses des impératifs de durabilité ;
• Réinventer pour anticiper les évolutions sociétales et culturelles et susciter des projets innovants.

La Direction adjointe Patrimoine, Occitan Catalan, Transversalité, Europe et international est composée de 3 services et une mission transversale :

• Occitan, Catalan, Numérique et Transversalité dont une petite partie des effectifs occupe des missions de valorisation numérique du patrimoine (gestion des outils métiers – bases de données – enrichissement du site internet patrimoines.region.fr notamment). Le reste de l’équipe prend en charge le volet Langues et Cultures Régionales.
• Connaissance et Inventaire du Patrimoine : seule compétence obligatoire de la Région en matière culturelle, les misions d’inventaire sont prises en charge par une équipe de chercheurs, photographes et documentaliste.
• Développement, Restauration, Valorisation du Patrimoine : assure la programmation régionale d’aide à la restauration du patrimoine ainsi que le montage et le développement de projets patrimoniaux. Le service suit trois opérateurs culturels régionaux majeurs : les EPCC NarboVia, Soulages et Tautavel et gère en régie directe une partie du site archéologique de Javols.
• Le suivi des projets d’investissements : équipements culturels structurants inscrits ou pas au CPER pour l’ensemble de la direction

Contexte de travail :

L’assistant.e de Direction est placée sous l’autorité de la Directrice adjointe qui encadre l’activité des services placés sous sa responsabilité (40 agents répartis sur Toulouse et Montpellier) et pilote les activités de son champ de compétence. Il ou elle travaille en lien avec les 3 autres assistantes de Direction et a des liens fonctionnels avec l’ensemble des services de la DCP et l’ensemble des Directions ressources et métiers de la Région.

Définition du poste :

L’assistant.e de direction travaille en étroite collaboration avec la directrice adjointe, pour laquelle elle assure des missions de secrétariat et d’assistance. Elle ou il a également un rôle transversal à l’échelle de la Direction adjointe pour la circulation de l’information et le suivi des instances ou dossier.

Missions / Activités :

MISSIONS :

Mission 1 : Secrétariat et assistance de la DA

• Gestion de l’agenda de la Directrice adjointe : Organisation des réunions du périmètre de la DA (COPIL, COTECH, rdv hebdomadaires et mensuels), optimisation de l’agenda, suivi des demandes de réunion, collecte des éléments en amont
• Organisation des déplacements : réservation des moyens de transports, hôtels et logistique
• Comptes rendus de réunion
• Gestion de la ligne téléphonique de la DA
• Suivi des absences et tableau des congés de la direction adjointe

Mission 2 : Suivi Elise et demandes de représentations pour la Direction adjointe

• Suivi du courrier arrivée et départ : réception et transfert des courriers sous Elise, mise à jour d’un tableau de suivi des courriers sensibles
• Suivi des CA : notes et pouvoirs
• Répondre aux demandes de représentation Présidente et collecter les éléments de réponse

Mission 3 : suivre des dossiers transversaux stratégiques en coordonnant les réponses à apporter au dossier par centralisation, analyse de la pertinence des documents transmis et relance des services sollicités

• Renseigner des documents de suivi
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
• Préparation de dossier incluant la mise en forme et frappe de documents, la reprographie, etc

Connaissances :

• Méthodes et outils de la gestion des activités et de l’organisation du travail
• Principes et réglementation du temps de travail
• Applications Elise, Notilus, eTempation, easy-note, applications intranet (résa voiture, salle, navette etc)
• Site de gestion des revues du Conseil Régional
• Site fourniture
• Site de logistique diverses

Savoir-faire :

• Organisation agenda
• Organisation et mise en place d’une réunion interne ou externe
• Gérer les demandes de RP + collecter les infos sous forme de note
• Mise en forme de note ou de courriers

Savoir-être :

• A l’écoute des demandes de la DA ou des agents
• Forte disponibilité pour la Direction ou Directions adjointes
• Rigueur et respect des contraintes
• Discrétion
• Forte capacité d’adaptation à tout cas de figure ou d’environnement
• Rendre service, mon côté protecteur

CDD 3 mois possiblement renouvelable

Les candidatures sont à adresser en 1 seul fichier format PDF nominatif à l’attention de :
Madame la Présidente du Conseil Régional – Direction de l’Administration et du Pilotage des Ressources Humaines – Hôtel de Région – 22 Boulevard du Maréchal Juin – 31406 TOULOUSE CEDEX 9 – à l’adresse mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr
Merci de rappeler la référence de l’offre selon le format publié (CDD DCP M).