Activités de la Direction/Service

La Direction de l’Éducation, de la Jeunesse et de l’Orientation Scolaire pilote la mise en oeuvre de la politique éducative, la nouvelle stratégie régionale jeunesse et des compétences obligatoires relatives aux lycées publics et privés.
Le service Aides aux Familles (AAF) assure notamment la mise en oeuvre de la politique régionale en matière du dispositif de Gratuité et du Fonds Régional d’Aide à la Restauration (FRAR), afin de soutenir le pouvoir d’achat des familles et de favoriser la réussite scolaire de tous les lycéen.ne.s dans un souci d’égalité des chances.

Ce service a de forts enjeux :
▪ L’élaboration, l’animation, la coordination et le suivi de dispositifs en direction de la jeunesse,
▪ La mise en oeuvre du dispositif de gratuité : Prêt des manuels scolaires, Fourniture des premiers équipements,
▪ La mise en oeuvre du Fonds Régional d’Aide à la Restauration.
Le dispositif de gratuité des manuels scolaires permet aux lycéens de toute la région de bénéficier à chaque rentrée scolaire des manuels scolaires (papier ou numérique) choisis par l’établissement et répondant à un cadre d’éligibilité. Quant aux lycéens de la voie professionnelle, ils peuvent également bénéficier d’un don du premier équipement (tant les valises d’outillages que les équipements de protection individuelle).
La restitution et la distribution sont assurées par des personnels recrutés par la collectivité (les correspondants). Le travail de ces équipes déployées dans les lycées est organisé par les 27 correspondants locaux (en charge d’une dizaine d’établissements). Les gestionnaires qui composent le service assurent au quotidien le lien avec les équipes de terrain, les établissements et les prestataires.

Contexte de travail

Le service Aides aux Familles est composé 10 agents permanents en bi-site (Montpellier et Toulouse) et jusqu’à 550 contractuels pour la mise en oeuvre du dispositif de gratuité des manuels scolaires et des premiers équipements.

Définition du poste

Les gestionnaires sont chargés de tâches administratives d’exécution qui supposent la connaissance de règles administratives et comptables. Ils participent en particulier à la mise en oeuvre des actions de la Région en préparant des dossiers d’instruction propres à leur domaine d’activité. Ils assurent également la coordination de l’activité des correspondants locaux et des correspondants d’établissement.

Missions principales :

▪ Instruction des dossiers et application des procédures

• Assurer une pré-instruction administrative du dossier
• Assurer une saisie dans le logiciel métier
• Vérifier la complétude et la conformité des pièces et des dossiers,
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi (excel)
• Suivre des calendriers de préparation et d’exécution des décisions de programmation
• Contribuer à la préparation de l’avis des instances de décision/consultation (ou du décideur) sur la suite à donner aux dossiers instruits
• Préparer des dossiers (reprographie de documents, organisation intérieure du dossier…)
• Renseigner et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Notifier les décisions administratives
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
• Renseigner des indicateurs et tableaux de bord

▪ Accompagnement et traitement des demandes

• Informer l’usager interne ou externe dans ses démarches
• Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande

▪ Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique

• Retranscrire la mise à jour des procédures / modes opératoires existants

▪ Exécution d’opérations comptables et financières

• Etablir un bon de commande ou un acte d’engagement
• Liquider les dépenses (vérification des pièces et conformité aux règles budgétaires etcomptables, réalisation des actes de règlement des dépenses)

▪ Garantir l’intégrité, l’accessibilité et la disponibilité des SI

• Réaliser des tests et des recettes fonctionnelles des applicatifs informatiques
• Participer à la mise à jour des bases de données

Missions secondaires :

▪ Missions d’appui, de réalisation et de suivi sur l’ensemble des fonctions / actions liées au dispositif de gratuité :
▪ Missions de gestion du volet ressources humaines et de recrutement (correspondants d’établissements et locaux)
▪ Missions transversales liées au dispositif pouvant évoluer selon l’organisation mise en place (gestion des matériels, des locaux, des opérations de recyclage des manuels…)

Connaissances :

▪ Maîtrise de l’outil informatique (excel en particulier) et des bases de données
▪ Procédures et formalités administratives
▪ Méthodes et techniques d’instruction des dossiers
▪ Notions de finances publiques et d’exécution d’un budget
▪ Notions de comptabilité et de facturation
▪ Techniques de vérification des pièces comptables
▪ Procédures d’enregistrement et de transmission des demandes
▪ Autres techniques de secrétariat (prises de notes…)
▪ Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
▪ Techniques de classement et d’archivage

Savoir-être :

▪ Rigueur, organisation, autonomie
▪ Réactivité et capacité d’adaptation
▪ Capacité à travailler en équipe
▪ Bonnes qualités relationnelles
▪ Qualités d’expression écrite et orale

CDD 3 MOIS POSSIBLEMENT RENOUVELABLE

Les candidatures sont à adresser en 1 seul fichier format PDF nominatif à l’attention de :
Madame la Présidente du Conseil Régional – Direction de l’Administration et du Pilotage des Ressources Humaines – Hôtel de Région – 22 Boulevard du Maréchal Juin – 31406 TOULOUSE CEDEX 9 – à l’adresse mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr avant le 10/07/2026.
Merci de rappeler la référence de l’offre selon le format publié (CDD DEJOS M).