Agent.e d’accueil - Secrétaire en CDD

CONTEXTE DE TRAVAIL

=> Activité de la Direction/Service :

Les services Mobilités de la Direction Mobilités Proximité (DMP) de la Région Occitanie sont implantés dans les Maisons de ma Région dans les différents chefs-lieux de Départements.

Ils sont en charge de la mise en place et du pilotage des réseaux de transport public routier (transports scolaires et lignes régulières), du suivi financier et administratif des marchés, de l’accueil des usagers du réseau régional des transports liO et de la gestion des ayants-droit dans chaque département.

Ils participent également plus largement à la préparation de la stratégie Mobilités régionale, en lien étroit avec les services des autres Directions de la Direction Générale Déléguée Infrastructures, Transports, Mobilités et Mer : Direction Mobilités, Infrastructures et Développement ; Direction de projet Communication liO, information usagers des transports et concertation ; Direction de projet Observatoire des Mobilités et Modélisation des besoins de Déplacement ; Direction de la Mer.

Ils sont les interlocuteurs privilégiés sur le territoire des élus et partenaires locaux en matière de mobilité.

=> Contexte de travail :

Placé.e sous la responsabilité du Responsable de service et d’une Responsable de service déléguée, l’équipe se compose d’un pôle Accueil-Secrétariat, d’un pôle de Gestion technique du réseau, d’un pôle administratif et financier.

DEFINITION DU POSTE

Au sein de la Direction Mobilités Proximité (DMP), et placé.e sous l’autorité du responsable mobilités du Gers, l’agent.e oriente et renseigne le public (accueil physique et téléphonique) et est chargé.e du secrétariat du service ainsi que de la suppléance de la régie des recettes du service. L’agent.e travaille en collaboration avec l’Instructrice administrative et financière, la régisseuse de recettes et avec le référent du logiciel métier (Pégase).

MISSIONS / ACTIVITES

=> Accueil des usagers et partenaires

• Accueil physique et téléphonique du public, usagers et partenaires
• Information de premier niveau du public sur l’offre de transport public régional dans le département et en région ou, en l’absence, réorientation du public vers l’interlocuteur ou la source d’information appropriée
• Enregistrement et retranscription claire des messages des usagers et partenaires
• Réception, filtrage et réorientation des appels téléphoniques
• Renseigner les statistiques sur l’activité d’accueil opérée
• Tenir le présentoir fiches horaires et documents de communication de la Région
• Participation à l’administration du-des serveur-s vocal-aux et plus généralement à l’organisation de la téléphonie au sein du service
• Aide à l’inscription et au paiement en ligne des usagers

=> Secrétariat du service

Réaliser les tâches de secrétariat et les travaux bureautiques :

• Assurer la réception et le tri du courrier
• Plannings congés et astreinte transport du SRM32
• Saisir les courriers sous ELISE (logiciel de gestion du courrier) dans le respect de la charte graphique et en assurer le suivi jusqu’à l’expédition et le classement – en lien avec le secrétariat de Direction
• Être le.a référent.e Elise du service (suivi et diffusion des actualités relatives aux évolutions du logiciel et des procédures associées)
• Tenir à jour le chrono courrier
• Organiser des réunions (identification d’une date avec les participants, gestion des invitations et de la logistique associée), notamment les commissions départementales des transports scolaires

=> Assurer des missions transversales :

• Suivre l’ensemble de la procédure d’indiscipline et de non-présentation de carte (fiches incidents – Tickets de non-présentation de carte transport …) : recensement, établissement des courriers associés en lien avec les coordonnateurs de secteur, renseignement du logiciel-métier, suivi et renseignement des statistiques associées
• Suivre les dossiers relatifs au dispositif d’accompagnement du transport scolaire des élèves de maternelle (courriers / conventions / relances).
• Gérer les demandes et les éditions des cartes de transport scolaire et des duplicatas et de cartes provisoires
• Renseigner le tableau de suivi des incivilités de la Direction

=> Mandataire suppléant-e de la Régie de recettes du service

En l’absence de la Régisseuse de recettes, ou en appui en période de campagne d’inscription :

• Assurer la suppléance dans l’intégralité de cette fonction (encaissement des différents tarifs auprès du public, saisie dans Pégase des paiements, saisie quotidienne dans le logiciel comptable SAGA, clôture journalière, clôture mensuelle et annuelle, gestion des stocks)

=> Missions en renfort

• Participation à l’accueil physique et téléphonique du public de la Maison de ma Région
• Participation au salon TAF et différents évènements
• Toutes tâches relevant du service transports en fonction du plan de charge global notamment au moment de la rentrée scolaire

COMPETENCES

=> Connaissances

• Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
• Techniques d’accueil du public
• Capacité d’adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
• Techniques de régulation de conflit
• Outils informatiques et bureautiques
• Procédures et formalités administratives
• Méthodes et techniques d’instruction des dossiers
• Notions de finances publiques et de comptabilité
• Notions de commande publique
• Techniques de vérification des pièces comptables
• Techniques de classement et d’archivage
• La connaissance des logiciels Pegase, Matawan et Saga serait un plus

=> Savoir-faire

• Capacité à organiser, maîtriser la gestion du temps et prioriser les activités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à rendre compte
• Capacité à communiquer par écrit et par oral
• Capacité à accueillir, écouter et renseigner les usagers et partenaires
• Capacité à filtrer et orienter les demandes
• Capacité à appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre

=> Savoir-être

• Rigueur, discrétion, autonomie, esprit d’initiative et réactivité
• Qualités relationnelles et de communication
• Aptitude au travail en équipe
• Amabilité, diplomatie (aptitude à désamorcer les conflits réels ou potentiels)

SPECIFICITES DU POSTE

=> Sujétions particulières / Environnement professionnel :

• Forte disponibilité notamment pendant la période de rentrée scolaire (mai à octobre)
• Organisation des congés et présence sur site en lien avec l’autre agent d’accueil du service et le-la régisseur-se de recettes.
• Poste de travail nomade

=> Risques / Pénibilité :

• Travail prolongé sur écran
• Contraintes horaires en fonction des heures d’ouverture de l’accueil SRM et gare routière
• Travail dans l’urgence
• Possibilité de relations avec des publics difficiles (public difficile, en détresse ou agressif).

CDD du 10/06/25 au 31/08/25, possiblement renouvelable

Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV) doivent être adressées à l’attention de Madame la Présidente du Conseil Régional en un seul PDF sur la boite mail suivante : candidature.cdd@laregion.fr.

Dans l’objet du mail, merci de rappeler la référence de l’offre d’emploi selon le format publié (CDD DMP SRM32).